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企业对文秘人员素质要求

来源: 2011年04月01日 作者: 点击数: 【字体:

 

从多项关于公司对文秘人员素质要求的长期研究调查结果来看,我们总结出文秘人员应该注意的几个方面,或许能为今后立志做文秘工作的各位同学提供参考。
 
一、公司对文秘人员素质的基本要求
    作为一名秘书,他一定要是个有责任心的人。这是我们在调查过程中大多数被访问的领导的第一个想法。虽然“责任心”是个非常笼统的概念,但一位副经理这样说道:“我认为,一个有责任心的人,他不会是个做事半途而废的人;一个有责任心的人,他永远不会失去对工作的热诚;一个有责任心的人,他办事领导肯定很放心。”从他对有责任心的人的看法与评价中,我们了解了其中的重要性。不过,这并不是说学历不重要。现今大多数的领导都有较高学历,就我们所访问的几位领导中,没有一位是在本科以下的,因此,他们对贴身工作的文秘人员,其学历要求相对也更高些,一般应在大专以上,最好要有到年的工作经验,这似乎成了现代企业招聘人才的共识了。当然,作为秘书,不同的秘书工作应具备相应的操作技能,但最基本的也应该具有一些关于文字处理及电脑操作的基本能力。      
 
二、在求职面试中,公司会如何考查我们
根据我们的调查,几乎所有的领导都回答,他们会对来应聘文秘工作的人员,进行各种能力测试,而非“智力”测验。如应变能力,当公司遇到紧急事件,此时领导又不在,秘书是否能应付得当,及时采取措施等等。
    有些领导还提到,也许他们会测试应聘者是否诚实,因为他们需要的不仅是个灵活的秘书,他还需具备诚恳踏实的工作态度。最后,也是最重要的一点,就是要看看应聘者是否对工作有一颗热诚的心。领导们认为,“只有对工作充满热情,才能尽心尽力做好工作,哪怕处在再困难的境地,也会知难而进。”上海易生科技公司副总经理这样说道:“这既是一种对事业的热爱,也是一般的青春活力。”
   
三、公司对人员试用后,会根据什么来决定是否录用
    大多数领导的答案都是大同小异。如日常事务的处理、安排,办事的效率及能力等等。一位副总经理说,看一位秘书工作得是好还是不好,就要看他的“回头率”高不高。如果你是一位接待秘书,由于你工作的出色,许多顾客都希望与你公司再次合作,且下次合作时仍由你来做接待;又如,你是一位专门帮公司搞业务的文秘人员,由于你有善于交际的个性,使新顾客成为今后可能的老顾客,使老顾客仍从不间断地与你谈生意进行贸易往来,这就是高“回头率”了。企业是要讲效益的,有高“回头率“的人员,企业当然会很欢迎。
   
四、在工作中应如何处理好与同事、与领导的关系
      在调查中,各公司的领导给了我们许多建议:在与同事交往时,要表现得合群些,如下班时与同路的人一起回家,有时也跟大家一起出去玩,互相交流交流感情,增进彼此了解。平时做人不要斤斤计较,要有一颗宽容的心,遇事多站在别人的立场上想想,这样你就会成为一名受欢迎的人。在与领导的交往时,他们谈到,作为秘书要经常适度地给领导以关心,要能够掌握领导的大致思路及意图。如果他正在忙,那么就请务必不要打扰他。当领导遇到困难时,秘书应主动帮助分担,甚至能够帮着解决问题。一位老总说:一名好的秘书在与领导的交往中,成为他的得力助手比成为他的朋友来得更实在些吧。
   

五、想成为文秘人员的职校生,应在哪些方面尤其需加强修养
    职校生踏上社会,参加工作,要去掉学生腔。要加强上面提到的各种修养,要养成行业的行为规范。老总们说,一般秘书的打扮以整洁大方为主,还可适度化点妆,总的看上去要得体,在不同的场合要注意不同的穿着打扮。至于礼仪,许多人认为是一种修养问题,自然作为秘书,能了解这方面的知识,懂得一些礼仪将会为今后的工作及交往带来更多方便。所以在从学校走向社会之际,要加强这方面的训练,养成好的习惯。
    经过上述调查,我发现企业公司对文秘人员的要求主要表现在三方面:学历、工作能力以及一个人的仪表、礼仪。就如一位副总经理所说的:“学历是一个人良好修养的象征;工作经验是一个人能力的体现;而仪表、礼仪则是一个人素质内涵及精神状态的表现。”无论你今后从事文秘还是其他工作,都请记住以下几点:学历,就是求职过程中的敲门砖;工作能力,就是立足于社会的本钱;仪表、礼仪,就是自身,乃至整个企业形象的体现。

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